Sapien APPROVE ในสำนักบริหารโครงการวิจัย

บริบท — งานที่คนอ่านมากที่สุดในมหาวิทยาลัย

สำนักบริหารโครงการวิจัย KMUTT รับข้อเสนอวิจัยปีละกว่า 1,400 ฉบับ จากคณาจารย์ทุกคณะ ก่อนข้อเสนอแต่ละฉบับจะเข้าสู่กรรมการพิจารณา — เจ้าหน้าที่ของสำนักต้องตรวจสอบ "ความครบถ้วนทางเอกสาร" ของแต่ละฉบับก่อน ขั้นตอนนี้ใช้เวลาเฉลี่ย 38 นาทีต่อฉบับ

งานนี้คือ "triage" คลาสสิก — ใช้เวลามาก ทำซ้ำ ๆ และไม่ต้องการวิจารณญาณระดับสูง แต่จำเป็นต้องแม่นยำ

การออกแบบ — pre-screen ที่อธิบายตัวเองได้

เราออกแบบ Sapien APPROVE ให้ทำหน้าที่ pre-screen ไม่ใช่ "อนุมัติ" เป้าหมายคือให้เจ้าหน้าที่เห็นภาพรวมของข้อเสนอภายใน 5 นาที แทนที่จะใช้ 38 นาที — โดยที่ตัวระบบไม่ได้ตัดสินใจสุดท้าย

ผลลัพธ์ของ pre-screen แต่ละครั้งคือเอกสารสรุปหนึ่งหน้า ประกอบด้วย:

การอธิบายเหตุผล — สิ่งที่เปลี่ยนทุกอย่าง

ในการทดลองครั้งแรก เราให้ Sapien APPROVE แค่ "ส่งผลลัพธ์มา" — ผ่าน/ไม่ผ่าน + ข้อสังเกต เจ้าหน้าที่ใช้เวลาเท่าเดิม เพราะต้องตรวจซ้ำทุกข้อสังเกตเพื่อให้แน่ใจ

จุดเปลี่ยนเกิดขึ้นเมื่อเราเพิ่ม "เหตุผลและอ้างอิง" ในทุก flag — ระบุประโยคในข้อเสนอที่เป็นปัญหา และข้อในระเบียบที่อ้างถึง เจ้าหน้าที่สามารถข้ามไปอ่านส่วนที่สำคัญได้ทันที โดยไม่ต้องอ่านทั้งฉบับ

ผลลัพธ์หลัง 6 เดือน

ตัวเลขสุดท้ายอาจดูแปลก — เราถามเจ้าหน้าที่ว่า "มี flag ที่ผิดมั้ย" คำตอบที่ได้คือ "มีบ้าง แต่เพราะเราเห็นเหตุผลทันที — เราข้ามไปได้เลย ไม่เสียเวลา"

การย้ายงาน — จาก triage สู่วิจารณญาณ

ผลที่สำคัญกว่าตัวเลข — เจ้าหน้าที่กลับมาทำงานที่ต้องใช้วิจารณญาณ ไม่ใช่ตรวจรายการ

ก่อนหน้านี้ เจ้าหน้าที่ใช้เวลา 70% ในการตรวจความครบถ้วน 30% ในการประเมินคุณภาพข้อเสนอ หลัง deploy ตัวเลขกลับเป็น 25% / 75% — และความพึงพอใจในงานของเจ้าหน้าที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ตามแบบสอบถามภายในที่ทำหลัง 3 เดือนและ 6 เดือน

ก้าวต่อไป

รูปแบบเดียวกันนี้กำลังถูกทดลองในสำนักหลักสูตรและสำนักทะเบียน แต่ละสำนักมีระเบียบและรูปแบบเอกสารต่างกัน — สิ่งที่เราเรียนรู้คือ "ชั้น pre-screen ที่อธิบายตัวเองได้" สามารถปรับใช้ได้กว้าง ไม่ผูกกับโดเมนใดโดเมนหนึ่ง

หากองค์กรของคุณมีงาน triage เอกสารคล้ายกัน — เราเปิดให้คุยฟรี 30 นาที เพื่อช่วยประเมินว่ารูปแบบนี้เหมาะกับงานของคุณหรือไม่